MTGをする風景

ミーティングをスムーズに進められる貸し会議室の特徴とは

十分なスペースのある会場規模

会場で最優先にチェックするポイントは、会場の規模です。発言者の声が聞き取れるか、参加者が余裕を持って座れるかなど、細部にまで気を配りましょう。貸し会議室業者の公式サイトには収容可能人数や広さが紹介されているので、参考にして下さい。ただレイアウト次第で収容人数は変動するため、どのような目的で何人着席させたいのかなど、具体的なイメージを伝えることが大切です。

立地の良い場所にある

ある程度ミーティングに時間を要するので、貸し会議室までの移動に時間がかかるのは避けたいもの。とくに外部の方を招いてミーティングを行う場合、アクセスの良い会場を選びましょう。自社の社員だけで行うのであれば会社近くの会場を探した方が良いですが、外部の参加者がいると立地の条件が重要となります。
会議の後に懇親会を開きたい場合は、周辺エリアに飲食店があるか、そこまでスムーズに行けるかなどの配慮も欠かせません。

会場の設備が充実している

いざ会議室を借りてミーティングの準備段階で、パソコンと接続できない、プロジェクターが対応していないことが発覚した!なんてトラブルは避けたいですよね。ほとんどの会場ではイスやテーブルのほかに、マイク・スピーカー・プロジェクターなどの機器が備え付けられています。ですが、場所によっては使えずに利用者が用意する場合もあります。設備内容を確認するだけではなく、どのように使用するか事前にチェックしておきましょう。持ち込んだパソコンに対応するコードがないといったトラブルを防げ、当日の準備からミーティングでの流れまでスムーズに行えるはずです。
設備内容や料金は貸し会議室ごとで異なるので、こちらもチェックしておきましょう。

希望のサービス内容がある

ただ場所を貸すだけではなく、貸し会議室業者によってサービス内容はさまざまです。飲み物や食事を手配してくれるサービスを利用すると、事前に自分たちで用意する手間が省けます。ケータリングのサービスがない場合は、持ち込みやデリバリーが可能か確認しましょう。ほかにも早めに予約すると割引を受けられるサービスなどもあるので、事前にどのようなサービスが提供されているかの確認は重要です。

少人数でちょっとした打ち合わせなら、カフェで十分かもしれません。ですが参加者が多い、カチッとした雰囲気の会議を行いたい場合などは、貸し会議室がおすすめです。スムーズにミーティングを行うためには、会議室の選び方は重要なポイント。計画的かつスムーズにミーティングを行うために、話しやすい会場の特徴を事前におさえておきましょう。